Functies en mensen
Crew & Productie → Crew & planning. Maak crewfuncties per dag (Bar, Security, Stage, Opbouw) en zet daar mensen op. Eén persoon kan meerdere functies hebben.
Per functie kun je een notitie en een afbeelding toevoegen: instructies die mensen in hun briefing zien.
Shifts
Geef elke persoon zijn shift per functie: een begin- en eindtijd. Hoeft de eindtijd niet exact te zijn? Voeg een tot-tijd toe en de planning toont een gestreepte staart: "eindigt tussen 23:00 en 01:00".
Later registreer je de werkelijk gewerkte tijden, inclusief pauzes, en exporteer je ze.
Managers
- General manager: ziet de volledige planning van het evenement.
- Crewmanager: ziet de planning van zijn eigen functie.
- Stagemanager: ziet het programma van zijn stage. Markeer per dag welke functie de stagemanagerrol is (Instellingen → Operations).
Crew-aanmelding
Laat mensen zichzelf aanmelden: Instellingen → Operations → Crew-aanmelding. Je stelt de functies open die je wilt vullen, eventueel met shifts om uit te kiezen en een maximum per shift. Deel de link, en mensen kiezen per dag wat ze willen doen.
Alles komt binnen als aanvraag. Bij goedkeuring wordt de persoon een echt crewlid, met zijn functie en shift direct in de planning. Verkeerde keuze? Verplaats hem naar een andere functie of shift op dezelfde dag.
Beschikbaarheid, uren en declaraties
Optioneel (Instellingen → Operations → Crew-functies):
- Beschikbaarheid: crew vullen per dag in of ze kunnen; jij ziet het raster.
- Uren: crew dienen hun gewerkte tijden in vanuit hun briefing.
- Declaraties: reis, parkeren, eten, overig, met bonnetje. Jij keurt goed en exporteert.
Uitgifte
Crew & Productie → Uitgifte. Registreer maximaal vijf spullen die je uitleent: portofoons, sleutels, hesjes, lanyards. Per dag stel je de voorraad in en de ophaal- en inleverinstructies.
Wijs spullen toe aan mensen op de gastenlijst; zij zien het in hun briefing. Tijdens het evenement open je de uitgiftelijst, een link die zonder login werkt, en vinkt de baliecrew spullen uit en weer in, met ruimte voor een serienummer.